Forestil dig dette….

… Kvartalsregnskabet lander i din indbakke, og det ser rigtig godt ud. Bedre end nogensinde faktisk. Eller rettere: de sidste to kvartalsrapporter ser markant bedre ud på resultatsiden end de to foregående. Virksomhedens indtægter er steget stabilt og overstiger jeres målsætning og budget på flere områder. Rigtig godt.

Et hurtigt blik på tallene i regnskabet afslører, at I har skåret i omegnen af 80% af jeres udgifter de to sidste kvartaler. Det ser efterhånden lidt for godt ud, så du ringer Jens op i regnskabsafdelingen og spørger ham, om I slet ikke har haft flere udgifter end de få, der er bogført. “Njaehh… “, svarer Jens, “Der har været en hel del af de lidt mindre udgifter som altid, men ikke nogen af særlig betydning, derfor har vi valgt ikke at bogfører dem!”.

Du ved det. Vi ved det. Et kvartalsregnskab eller årsregnskab for den sags skyld er intet værd, hvis ikke alle tal er bogført. Derfor virker dette scenarium for de fleste af os fuldstændig urealistisk. Enhver udgift såvel som indtægt bliver registreret, for at regnskabet kan blive brugt som ledelsesværktøj – udover også at overholde lovgivning. Alle data bliver noteret. Ellers vil de finansielle rapporter og årsregnskabet være intet mindre end ubrugelige.  

Men alligevel udspiller dette scenarie sig. Blot i et andet system. Nemlig  kvalitetsledelsessystemet. For hvordan ser det egentligt ud med virksomhedens kvalitetsledelse?

Det er svært at træffe beslutninger på et halvfærdigt regnskab

Tired businesswoman having a headache while sitting at the deskVirkeligheden er heldigvis en helt anden end den, denne artikel startede med. I hvert fald hvad angår regnskabet. Virksomhedens regnskab er et omhyggeligt udarbejdet redskab, som ledelsen træffer beslutninger ud fra. Rationelle beslutninger på et solidt datagrundlag – nemlig alle bogføringer, transaktioner og registreringer i regnskabet.

Det ville være svært at træffe beslutninger, hvis regnskabet var halvfærdigt og mangelfuldt. Hvis medarbejdere rundt omkring i forskellige afdelinger vurderede bilag til enten at skulle bogføres eller ikke bogføres ud fra et skøn om dets væsentlighed. I det tilfælde ville virksomhedens årsregnskab fremstå komplet ubrugeligt. Og ville ikke kunne bruges som et redskab til at træffe beslutninger på baggrund af.

Sådan står det desværre til i mange virksomheder, når det kommer til kvalitetsledelsen. Fejl og mangler bliver ikke registreret i en afdeling, mens kun alvorlige  forsinkelser og alvorlige kundeklager bliver registreret i en anden afdeling. Det kan dække over problemer med leverandører, materialer, processer eller produkter. Problemer, der i sidste ende er skyld i manglende indtjening.

Ledelsens GPS

Når ledelsen i virksomheden bruger kvartalsregnskabet som gps til at vurdere, hvorvidt virksomheden er på rette vej i forhold til budgetter og forretningsplaner, så gør de det altid på baggrund af et grundigt udarbejdet regnskab.

På samme måde bør virksomheden bruge sit kvalitetsledelsessystem til at tage temperaturen på virksomhedens sundhed. Her vil ledelsen kunne se alt det der ikke direkte kan læses ud fra de økonomiske tal i regnskabet. Hvis udgifterne er steget i regnskabet, vil man kunne finde forklaringen i kvalitetsledelsessystemet ved for eksempel at analysere fejlregistreringer og problemer med leverandørerne. Der kan have været mange interne fejl, hvor der er tale om fejlproduktion, materialespild og spildt arbejdstid.

Med korrekte registreringer og anvendelse af kvalitetsledelsessystemet vil det være muligt at finde frem til i hvilket led problemerne opstår, og hvad er årsagen til dem er. Er problemet opstået internt i virksomheden eller måske hos en leverandør? Med korrekte registreringer kan du hurtigt finde årsagen til problemet og iværksætte løsninger, der minimere risikoen for at det gentager sig, eller endnu bedre, helt fjerner risikoen!

Men det kræver, at kvalitetsledelse bliver en naturlig del af arbejdsgangen i enhver krog af virksomheden. Det er her vigtigt at huske på, at kvalitetsledelse ikke bare er noget, man sætter nogen i virksomheden til. Det er en ledelsesopgave og noget, der skal implementeres i hele virksomheden, og dette gøres bedst hvis ledelsen går forest. Resultatet vil være et solidt datagrundlag der kan bruges til at navigere og træffe beslutninger  ud fra – ligesom regnskabet.

Afvigelser i regnskabet får altid advarselslamperne til at blinke

Problemer i regnskabet bliver fanget med det samme. Der er fokus på tallene. Så snart der er afvigelser i regnskabet, blinker advarselslamperne hos ledelsen. Det er et indgroet reaktionsmønster i enhver organisation.

Men det kræver, at alt bliver bogført. Det kræver fokus fra ledelsen og ejerskab hos alle medarbejdere. Det samme gælder fejl, mangler, forsinkelser og klager, når vi taler om kvalitetsledelse. Virksomheden vil først kunne opdage problemerne i tide, når alt registreres og disse data bruges aktivt som et ledelsesværktøj. Præcis som med virksomhedens regnskabssystem.

Og ja, selvfølgelig ser det godt ud på papiret, hvis der ingen afvigelser er. Det ønsker alle. Men problemet ved ikke at registrere alle afvigelser er, at virksomheden mister koordinaterne på gps’en og i stedet for at kunne navigere korrekt, navigeres der nu i blinde baseret på fornemmelser og gætterier. På sigt vil det også påvirke det finansielle regnskab, men dér kan det være for sent eller være en umulig opgave at finde frem til årsagen og derfor også løsningen.

“Data er kun noget værd, når vi bruger dem”

Af og til møder vi skepsis, når vi taler om kvalitetsledelse med ledelse og medarbejdere i virksomhederne. Dette har oftest noget at gøre med en håbløshed. Alene af den grund, at erfaringen har vist mange, at alle de registreringer og indberettelser, der er blevet foretaget, aldrig nogensinde blev brugt aktivt. Lad os sammenligne med regnskabet igen – en udgift i virksomheden bliver altid bogført. Og enhver ved, at den har betydning i for det samlede regnskab. Bogføringen af ethvert bilag stort som småt danner grundlag for at der til hver en tid kan laves beregninger og sammenligninger på kryds tværs af afdelinger, konti og perioder.

Et digitalt kvalitetsledelsessystem fungerer på præcist samme måde som det digitale regnskabssystem – enhver registrering indgår og har betydning for det samlede resultatet. Når vi i kvalitetsledelsessystemet laver analyse, beregninger og målinger på tværs af afdelinger, leverandører, produkter, processer og tidspunkter, vil hver eneste registrering have en afgørende betydning. For data er kun noget værd, hvis de kan bruges.

Læs mere om Wismatix QMS Manager her.

Brug kvalitetsledelsessystemet til at navigere efter …

– på nøjagtig samme måde, som du bruger virksomhedens regnskab

Der er rigtig mange fordele at hente for virksomheder, der bruger deres kvalitetsledelsessystem til at navigere efter på præcist samme måde, som de bruger deres regnskab. Som ledelsens GPS der er en integreret del af virksomhedens arbejdsgange, hvor fejl, mangler og forsinkelser bliver registreret på samme niveau som ethvert bilag bliver det i regnskabssystemet.

Wismatix QMS Manager er et kvalitetsledelsessystem, der anvendes på samme niveau som du anvender dit regnskabssystem. Et kvalitetsledelsessystem, hvor det er nemt og hurtigt at registrere en fejl og hvor du kan få præsenteret statistiske data for eks. produktfejl og afvigelser hurtigt og i real time, og på baggrund af faktuel analyse kan du tage de rette beslutninger på rette tid, præcis som du kan når du styre efter et retvisende regnskab.

Læs mere om Wismatix QMS Manager her.